CRM工具的優勢：三步驟幫您找到最適合的CRM

一、問問自己是否真的需要 CRM工具

在付下個月的費用之前，請確認投資CRM真的是您向前邁進的下一步。對於新手來說，請確保您不會在擁有任何客戶之前購買客戶管理工具。

用來管理客戶、潛在客戶資料的初階工具，是眾所皆知的試算表，而且有非常多的實用Excel儀錶板範本可供使用，在您公司仍處於初期階段時便提供協助。然而試算表過了一段時間之後，便不如以往方便。

以下是一些可能的原因：

1. 您的團隊規模擴大，同一份試算表同時有太多人編輯
2. 維護資訊的時間大量增加
3. 試算表不再是保存客戶敏感資料的安全方式

一旦您達到了試算表的使用極限，試算表逐漸成為耗時的負擔而不再有所幫助時，就該換成其他較為進階的工具了。CRM平台要求較少的手動作業，而且能夠更安全地管理種要客戶資料，提供了相對優勢。

二、開始選購 CRM工具 之前做足功課

確定需要CRM之後，評估哪一款CRM最符合您的需求和預算限制，會令人感到卻步，卻是開始內部分析的關鍵階段。

在您被CRM市場的龍頭們花俏的功能和多功保證淹沒之前，請先從區隔您和團隊每天都會使用的功能開始著手，將這些功能依據運作的平台和用途分門別類。

舉例來說，管理申請表單以及在網路尋獲潛在客戶，這兩項工作就會落到潛在客戶開發的類別中。其他例子像是更新試算表，以及用資料進行預測，這兩項工作會歸類在行政庶務當中。

這會幫助您瀏覽不同 CRM工具的提案價值和生產內容面，並將您導向那些最適合您的CRM。此外，您也能因此全面地了解那些每天處理您和團隊的任務工具。

先別急著把舊玩意扔掉

許多CRM皆能夠與熱門的辦公軟體、行政軟體串接或同步，因此在對原先的行政工具斷捨離之前，花點時間記下您對它們的感想，以及它們有哪些部分讓您覺得不便。

若您已經投資了一套用起來不順手的CRM，您大概正因花錢買了那些時髦卻用不著的功能而傷透腦筋。又或者您對於現在的產品很滿意，但您身為顧客的需求在問題發生時，無法及時得到支援小組的協助。

總而言之，以上所述都歸結於先您的痛點。以下是一些團隊使用不符合需求的軟體時，所會遇上的共同問題：

• 管理耗時
• 不夠客製化
• 使用上對您和您的團隊來說太過複雜
• 當您的顧客資料庫和團隊成長時無法同時擴充

若您閱讀此文時正好在物色新的客戶管理方案，您可能至少會對其中一項痛點感同身受。那些方案外表雖看似閃亮新穎，但是花費成本可能會遠超乎您的預期。

將改變成本列入您的CRM決策因素

根據Prosci的說法，專案收益越依賴採納和對待方式，就應該更加注重高效團隊管理，並使其能彈性面對改變。

因此，您或許希望尋找一款能夠輕鬆與現有工具結合的CRM。這會讓 CRM工具 更容易受到團隊接納，而這也應該是終極目標。初期來說，選擇涵蓋基本公司的基礎CRM會是最佳做法，可以避免造成過大的變革，打亂導入CRM軟體的阻力。

許多CRM都相容於大廠的Email系統、日曆，以及其他基礎辦公室軟體。好比說Pipedrive的CRM系統便設計能在銷售流程中與其他工具結合，而非相互排斥。您可以閱讀以下文章了解這樣的結合是如何運作的：與Pipedrive進行Email結合。

若在經過以上所有評估之後您仍希望摒棄所有舊工具，當然也沒問題。重點在於是否經過審慎思考，而非在您和團隊都準備好之前就貿然行動。

三、將重要的CRM利害關係人謹記在心

或許您在搜尋CRM以及它們的優勢時是獨立作業，不過請記住您是為了誰才來選購CRM的。無論您是不是主管，大概都不是唯一會因為導入CRM軟體而獲利的人，所以在思考時不能只注意自身需求而已。

首先，在向團隊要求回饋以前，根據經驗法則您會希望CRM優勢中包含完美的客服，以及簡單導入的架構。避免過於複雜的CRM系統，以及超過一星期才回覆的客服，都是舒緩過渡期陣痛、讓團隊生活更輕鬆的簡易方法。

下一步則是考量您的團隊會使用的重要功能。銷售人員是否會從預測和報告功能獲益而成為最大贏家？他們傾向時間軸或是看板的呈現方式來追蹤進程呢？

若您無法明確回答這些問題，問就對了！決定要購買哪一款CRM之前，開場會來確認團隊最主要的需求吧。

別忘了那些上位者

從基層的角度看事情很重要，但也別忘了在考量哪些CRM優勢對公司有利時，顧慮那些上位者。

您的公司目標是什麼？生產力是現階段公司最在意的事情嗎？在購買CRM時將預算考量和決策者的季度目標納入評估，會讓您提案時更有說服力。

若您遇到了反對聲浪，免費試用是重新開始段話的好機會，先行展示 CRM工具 可以帶來的正面效益，這通常能夠遠遠壓過預算問題。

四、合適的 CRM工具 造就滿意的顧客

截至目前，我們都將重心放在CRM帶給您和團隊的優勢上，但經過嚴格挑選的CRM也會一點一滴地對您的顧客體驗造成影響喔。

幫助團隊追蹤顧客資料，團隊成員會發現在購買流程的不同階段提供服務和支援變得更加容易了。此外，個人化的Email、網站登陸頁面，以及其他的溝通表格通常也都包含在CRM套組裡面，替顧客旅程增添了個人設計。

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