CRM好處：能給公司和團隊帶來的優勢

一、CRM軟體如何為您的公司帶來好處

CRM軟體的主要好處是什麼呢？簡單來說，CRM可以幫助您的公司：

• 提升效率
• 提升客戶保留率（維繫率）
• 提升客戶滿意度
• 提升銷售生產力
• 做出更好的預測和報告

那麼您又該如何善用客戶關係管理達成呢？

通用電氣的前CEO Jack Welch強調說，想要當上並長久維持產業龍頭的秘訣是從公司內部開始著手：「學習能力，以及快速學以致用，是公司最具有競爭力的優勢。」

Welch於2001年離開了通用電器，但是他關於學以致用的名言，至今仍通用於商場。

我們這個時代只要動動指尖，便能取得想要的資訊，因此主管總被排山倒海的資訊給淹沒。KPI、轉換率、銷售預測、淨推薦值、流量狀況、預算訊息：數字和量值讓試算表的行數不斷增加。

追蹤績效指標讓您做出更好的決定──您未來的成功取決於績效指標訂立得如何──因此成功的公司會竭盡所能地將資源投注在資料管理上。

然而大多數的公司都忽視了資料管理，包含客戶資料在內。

Excel在2018年是69%年營收2500萬美金以下的美國公司所使用的主要會計工具── 這驗證了許多公司並沒有好好利用新的高效工具來追蹤作業。

不過試算表對於小型公司來說，並不是很使用者友善的資料分享方式。對希望成長的公司來說，試算表可能會是個巨大的生產力殺手，要求大量的手動資料輸入，並增加人為疏失風險。

若您在會計、銷售，甚至所有公司資料管理方面非常依賴試算表，那麼請好好確認此舉出自於資料策略導向，而非害怕改變。

原因如下：

Dimension Data在2017年的Digital Workplace Report訪問了850家公司，發現了有62%認為IT隔閡是導入新技術時會遇到的最大障礙，無論該技術對工作場合有多少幫助。

同一份研究也發現有61%的公司尚未定義如何在工作場合使用技術策略。

若您相信IT技術可能會是您採用夢寐以求的資料管理策略的最大阻礙，但也相信該策略能讓您的公司飛黃騰達，那便是考慮CRM的時候了。

二、少了CRM軟體，您將失去優勢

客戶關係管理(CRM)系統的其中一個好處，是專門設計來解決公司內部訊息不流通。換句話說，CRM系統讓您和大家都更井然有序。

CRM系統結合了溝通、分析、預測以及資料管理工具，讓您和團隊輕鬆取得需要的資訊，朝公司目標邁進。您可以閱讀What is a CRM system? 這篇文章，了解更多CRM的基礎知識。

儘管頂尖的CRM工具聽似進階科技，它們同樣容易整合、對使用者友善，而且不需要任何支援或IT專家便可以全權管理──此外，許多CRM供應商還提供全新客戶的上線導入服務，以及支援人員。和「IT隔閡」說掰掰，迎接高生產力和專注力的新紀元吧。

以下是三個導入CRM工具之後，可以為您帶來好處、競爭力的方法：

1、花更少的時間處理行政庶務

手動輸入資料不只難以信任，更會浪費您最珍貴的資源：時間。您應該致力於更具有策略性的活動，像是實際銷售。CRM會透過各式各樣的功能，自動蒐集關於客戶、潛在客戶以及其他方面的重要資訊，讓您變得更有生產力。

大部分的CRM軟體還能夠與您既有的溝通工具結合，讓您同步信箱和日曆，講求效率和零失誤的時間管理──這代表您將花上更少的時間在不同分頁之間跳來跳去，或是複製作業上面。

2、透過工作流程輕鬆管理

您的銷售、人才招募，或是產品流程的靜態視圖(static view)，似乎都有其限制。儘管靜態視圖給了您和團隊營運架構，以及所有完成特定流程的階段總覽，您仍不能確保作業執行的一致性和績效追蹤的即時性。

加上您也知道的，計畫總是感不上變化。

使用客製化的工作流程，CRM工具幫助您和團隊將最複雜的流程視覺化。如此實際的流程管理方式不只讓績效追蹤變得更容易，更讓您輕鬆根據實際結果微調、改善。

3、在您需要時提供視覺化的資料分析洞察

與其花上數小時細細檢查試算表，CRM能給您重要銷售統計數字的概要，以及容易閱讀的儀表板。再者，CRM軟體通常附有追蹤和營收預測的功能，利用現存資料來幫助您準確指出有何進步，並監控績效。

三、讓您的工作場所靈活、可移動、低成本

「數位轉型不再是先進公司為了提升效率、競爭力而提出的想法──對所有希望在未來繁榮的公司來說，數位轉型是基本要求。」──Gartner

絕大多數的CRM工具都已經雲端化了，這代表裡頭的資料安全無虞，並且不限地點供您所用。未來的工作場所不只數位化，更具有移動性。請參考更多雲端CRM的資訊。

Gartner其中一篇報導預測到，2021年以前超過50%的國際企業將完全過渡至雲端策略。無獨有偶，Dimension Data的發現也佐證此觀點，載明了受調的公司當中，有46%認為採用雲端服務能帶來更多利益，而且更加划算。

CRM軟體輕量又能彈性擴充，專門設計和您的公司一同成長。這些讓CRM成為您期望團隊成長和營收增加時，最合適的工具選擇。

若您對找到理想的CRM很有興趣，請閱讀這篇文章獲得更多指引：CRM的優點以及找到合適CRM的三個步驟。

四、CRM軟體的成長駭客之力

增加年收益可以歸結成以下兩種方法其一：

1. 降低成本
2. 提升銷售

儘管降低財務成本對於希望增加獲利的公司來說比較有吸引力，人們時常忽略了一項高額成本：時間。

根據US study，2018年的500名經理當中，有23%一天花上5小時或者更多時間來追蹤時程、寄送email，或是管理資料；36%則花上3到4小時做這些事情。這表示大部分接受調查的經理一天花了50%甚至更多時間處理行政庶務。

儘管這項研究無法以一概全，只要您瞄一眼行事曆，大概也會同意花在行政工作上的時間遠超乎您所預期。

現在再將這些時間乘以團隊人數，稍微計算一下。

行政工作占掉了好多時間啊。

想想這些寶貴的時間本來可以運用在促進營收的活動上，其實只要微調您的工作場所的運作方式，就能幫您和團隊產生無可限量的收益潛能。

五、Pipedrive提供的生產力提升功能

Pipedrive是由一群銷售人員設計的CRM軟體，他們相信自己原先花了太多時間在非銷售的工作上。

Pipedrive的CRM軟體致力於處理重複性的耗時工作。

低效率的資訊蒐集和追蹤系統不只消磨您的工作時間，還會影響您面對交易機會與挑戰的反應能力。

Pipedrive致力於提供主管和銷售人員成長所需要的時間與可視性，這也是CRM帶來的最大好處之一。Pipedrive這套CMR軟體在提升生產力方面，最注重的是刺激以活動為基礎的銷售模式。

大多數的銷售團隊傾向看重最終結果，像是銷售目標，但那些卻不受您和團隊的控制。Pipedrive專門設計來鼓勵您專注於驅動銷售的分項任務及活動，還有減少您從事其他低價值活動的時間。

以下是一些減少行政庶務的功能，幫助Pipedrive的使用者將更多時間投注在高價值的活動上。

1、為重要活動建立提醒通知

藉由讓大家保持資訊流通，好挖掘出您的團隊的合作力量。透過email或是通訊服務自動寄送的通知，專為團隊訊息流通而設計，避免流失掉任何交易機會。

Pipedrive的即時通知助您維持生產力，隨時更新重要交易、並安排會議時程，並告訴您何時關心客戶和顧客。

2、利用篩選器將潛在客戶分門別類

若您正在與客戶進行交易、和長官分享重要的點子，或是向團隊報告季度成績，有唾手可得的關鍵資料可說彌足珍貴。

您雖然可以在Excel篩選資訊，甚至多花點工夫就能搞出好幾份試算表，要完成這些作業還是得耗上不少時間。更別提和團隊成員分享編輯權限時，要維持原始的資料架構和版型可是一大挑戰。

Pipedrive讓您將篩選器、搜尋條件客製化，輕鬆找出銷售、顧客和潛在客戶的重要資訊。即便數秒之差也能影響銷售成敗，長遠來看您更能從試算表作業中省下許多時間。

3、將您所有工具融合於一身

沒有一項工具能憑一己之身處理所有公司作業。

不同的公司、團隊或是個人都有自己偏好的email供應商、行銷工具或是日曆。就算工具滿意度是團隊成長的重要部分，也不代表您無法集各門派於一身。

Pipedrive讓使用者能夠將CRM的信箱與Google、Apple以及Microsoft同步，扮演您的公司或團隊的銷售溝通樞紐。重要的email、內容以及日曆活動都會自動被加進相關交易和聯絡人當中，並開放瀏覽權限給需要的人員。

除了信箱和日曆這類行政工具之外，Pipedrive的Marketplace也提供了仍在持續增加的直接串接方案。您可以將連結MailChimp之類的email行銷工具和先前分類好的顧客資料庫連結，或是藉由與Zapier串接，將Pipedrive內部的流程和活動自動化。

有時少就是多，使用集合您所有數位工具於一身的平台，可以為您省下許多時間成本。

六、微調您的銷售流程以獲取最大回饋

儘管Pipedrive在設計時是以銷售人員為主，它仍然適用於許多其他的業務功能，包含SpaceX（太空探索技術）的人才招募。

若您對於不同種的CMR使用案例感興趣，可以依個案研究，或是讀一讀以下關於銷售流程管理的神奇功效。

清楚的銷售流程有多重要

依照您的公司的銷售類型，銷售流程從簡單至繁複都有可能，不過只要您和團隊知道什麼時間會發生什麼樣的事情，簡單或繁複就都不是問題。

減輕銷售流程管理負擔，並幫助您發現增加收益的機會的其中一種方法，是善用銷售漏斗(sales pipeline)。

什麼是銷售漏斗？

銷售漏斗是您的銷售流程的視覺化展現，它會給您團隊清楚的簡要概況，告訴您交易正進行得如何，並在一張圖像中清楚傳達以下四種訊息：

1. 您手上有多少進行中的交易
2. 這些交易正處於哪一個階段
3. 那些交易需要您的關注
4. 您是否能夠達標

銷售團隊時常檢查不出銷售流程內的漏洞。他們是否太晚去關心客戶？還是太快了呢？潛在客戶是否遲遲無法從第一個接觸階段往前推進呢？如果真是如此，您的潛在客戶品質評估流程是否做出了修正呢？

一些核心訊息，像是您的交易在每一個階段待上多長的時間，可以幫助您檢查出整條銷售流程中更大的問題在哪。這簡化並縮短了學習過程，但依舊給了您進步所需要的知識。請參考以下文章，了解Pipedrive如何幫助您管理銷售流程。

七、挑選一套會跟著您一同成長的CRM工具

誠如我們先前所見，成本和IT隔閡容易阻擋公司投資工作用的工具。尤其對小型公司來說，導入自動化企業和CRM軟體的想法，到了更後續的評估階段都顯得奢華。

老實說，有些CRM工具的確不合時宜，眾人皆知，這類CRM講求大規模的員工訓練，以及可觀的每月支出。然而並非所有CRM都這麼燒錢又費時，Pipedrive就是一套設計簡潔、可隨時調整，又能夠與公司一同成長的CRM，同時帶給您CRM軟體所有的好處。

八、幫助您的員工更加創新

「從來沒有任何一家公司創新，創新的是人才對，而非公司。」──Seth Godin

身為主管，工具所帶給您的績效可見性，其好處是無庸置疑的。但是一家公司有多健康可不止於績效、銷售數字或統計數據而已。

所有公司都是人所組成的，每一個人在公司內又有各自的工作動機，為了拿出最好的表現，他們必須要對公司感到滿意才行。

這樣的觀念通用於所有產業和職位，聽起來雖然和工作場所使用的技術風馬牛不相及，研究卻一再顯示兩者的確息息相關。

九、技術工具和員工的滿意程度息息相關

根據Aruba於2018進行的研究，員工的滿意程度和工作場所使用的數位科技息息相關。

「員工若是在完全數位化的工作場所，而且該場所將新技術用得淋漓盡致，那他們有51%的機率對工作感到非常滿意，43%的機率對工作和生活的平衡樂觀看待，60%的機率會說出對工作感到躍躍欲試，並且有91%的機率會對公司的遠見讚譽有加。」

每種工作的內容都不盡相同，其中行政庶務可說是興致殺手。只要透過技術將行政庶務自動化，您便會給團隊更多時間專注於高附加價值的活動上，那些活動講求他們的專業技能，並為職涯賦予意義。

這不僅關乎提升生產力，確保您團隊中大部分成員都將時間投注於具有挑戰性的工作上；以結果來說，更關乎大家的工作滿意度。

十、為您的公司挑選合適的CRM

一旦確認為工作場所導入CRM工具是正確的之後，便該來決定哪一款才是最符合貴公司需求的CRM了。

市面上有許多CRM工具任君挑選，每一款的好處、優勢和缺點都不相同。想要找出最適合您和團隊的CRM，取決於您對功能的特別需求，以及預算限制。

下決定之前，勢必得做點研究才行，您可以先利用CRM比較工具，從市面上熱門CRM工具的價位和功能開始著手。

若您在研究時希望獲得如何使用CRM比較工具的建議，請閱讀以下文章：比較CRM系統時需要注意的7個地雷。

若您認為更實際的方法對研究有助益，不妨先來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！今天就申請，一起來看看為什麼全球有超過95,000家公司選擇Pipedrive作為它們的生產力大本營。