14個訣竅和步驟，幫助您寫出完美的銷售提案書

一、什麼是銷售提案書？

銷售提案書是個人或公司用來推銷自家產品或服務給潛在客戶以及顧客的文件。您或許也聽過人家說商業提案書、專案提案書或是執行摘要。

銷售提案書的使用者可以是銷售團隊、顧問、事務所，以及任何希望展現其方案能夠服務目標市場的人。

一份傑出的銷售提案書能幫助您達成以下目標：

• 展現出您充分理解對方的需求：銷售提案書證明您有根據先前的對話或提案邀請書(RFP)，深入研究他們的需求。
• 讓對方相信您是他們能找到的最佳解決方案：好的提案書內容會將對方所面臨的難題與您能帶來的好處連結在一起。結果您的潛在客戶能想像您家產品或服務解決痛點的美好未來。
• 鼓勵對方採取行動：銷售提案書讓對方相信手上已擁有所有資訊能夠下決定。所謂的資訊包含清晰的預算、交付條件，以及他們後續流程該採取的步驟(CTA)。

最後，成功的銷售提案書清楚傳遞與您合作的價值所在，真實、清晰而且是為了對方的需求和期待量身打造。

二、確保您提交出專業提案書的6大方法

您的公司是獨一無二的，而您滿足目標客群需求的方法也是，所以您的銷售提案書必須要反映出這一點。

不過在成功的銷售提案書背後，還是存在著能夠套用到所以產業及銷售流程的訣竅與策略。帶入這些訣竅與策略，讓您的提案書專業又難以抗拒吧。

1. 分析您的潛在客戶

沒有深入了解對方需求，您的銷售提案書等於在瞎子摸象。您的確可以整天參考頂尖業務的銷售提案書範例與範本，但仍需要執行深入研究，依照客戶需求量身打造銷售提案書。

• 目的：具體來說，對方希望解決的問題和挑戰是什麼？
• 預算：對方的預算是訂死的？還是說有協商空間？
• 利害關係人與決策者：您需要誰將傳遞訊息客製化？您又該怎麼傳遞給他？
• 急迫性：這個案子火燒眉頭了，或是對方寧願慢慢來？

蒐集到回覆之後，用精確的文字把對方所描述的狀況記錄下來。在銷售提案書當中加入這些資訊，讓他們感覺您有在用心聆聽。

2. 在您最成功的顧客身上做同樣的分析

將上述研究與您的既有客戶資料相互結合，您就可以獲得最棒的洞察分析。您還能夠更上一層樓，善用最佳客戶的數據資料。

您的最佳客戶通常有以下特徵……

• 與您合作的時間最長。
• 與您的合作金額最高。
• 重複購買的次數最多。
• 轉借最多商機給您。

他們通常會有上述幾個特徵，或甚至每一項都符合。找出誰是最佳客戶之後，分析一下他們的合作體驗，以及它們是如何與您家團隊溝通的。當他們還是潛在客戶時，與您的對話中可能就已經潛藏相當大量的跡象了。

回憶一下他們當初評估，最後選定您的解決方案時的流程。瀏覽CRM客戶服務紀錄、銷售電話註記，以及其他所有和預算、目的、急迫性以及主要痛點相關的指標。

若您有保留首次向對方銷售時用的資料或提案書，可以拿來當作新客戶的銷售提案書範例。雖然您仍需要重新編輯、微調，但優質的提案書範例絕對是好的出發點。

3. 加入您的獨特銷售賣點(USP)

獨特銷售賣點簡稱USP，是您描述公司為何獨特的方法，也能用來解釋您的產品或服務如何為目標客群帶來好處。獨特銷售賣點可說是一種宣言，把您所販賣的產品、品牌與其他競爭對手做出區隔，直接搬出您所解決的問題。

獨特銷售賣點不只是您在網站上的標語那麼簡單，它是您與客戶之間任何對話骨幹，包含品牌建立、行銷、PR、客戶服務，當然還有銷售對話。

我們來看點例子。

假設您今天是房地產CRM，正在準備一份物件的提案書。提案書內加入獨特銷售賣點之後，您便能從茫茫的提案書之海當中脫穎而出。

怎麼辦到的？因為USP會展現出以下特點：

• 您與其他房仲相比之下的獨特優勢。
• 您獨有的流程或經驗。
• 您先前的豐功偉業帶來信任感。

具體來說，與其使用人人皆可複製的模糊宣言，您大可套用以下USP：

• 和其他房仲公司相比，我們幫助過更多[城市/國家]首次購屋的朋友。在我們的客戶群當中，有超過X%的首購族。
• 我們使用享譽盛名的X-step系統，在[時間]內用市場最高價銷售您的房屋。

使用強大的USP，給您未來的客戶注入信心。

4. 使用文案的Best Practice

無論網站、社群媒體廣告、排行榜或是任何您能夠想像的行銷管道，最終都回歸到好的文案上。文案不好，行銷訊息就會朦朧不明。

同樣的道理也套用到您的銷售提案書上。使用以下的文案原則來強化提案書吧：

• 善用標題、列點以及短句。
• 善用您推銷時的說故事原則，起承轉合都順暢。
• 長度適中即可，避免冗言贅字。
• 主動句讓您的文案讀起來更有參與感，舉例來說，「請看成果」就比「成果被列在這裡」更好。
• 優質圖案能為您的重要訊息添加價值。

5. 建立銷售提案書範本

與其每次製作提案書給潛在客戶都要重新開始，您可以建立銷售提案書範本，再依據不同的對象進行客製化。

這樣做之後您的銷售團隊能從推銷流程省下更多時間，也不會漏掉提案書的任何重要元素。

6. 讓對方簡單接受提案推進交易流程

您的潛在客戶如何進而與您購買或僱用您？您有讓這個流程變得困難麻煩嗎？

您要盡量減少這個重要階段的摩擦。若對方有太多步驟需要進行，那就算是好的商業提案也會付諸東流。舉例來說，假設對方今天需要選擇其中一個版本簽名，有兩種進行方式：

• 他們寄email或打電話告訴您要選哪個，從您那邊收到合約書，列印出來用印，掃描之後等待您確認。
• 他們點選青睞的版本，花個幾分鐘就完成線上簽核。

我們推薦用第二種輕量、簡單的作法拿下這筆交易。

Pipedrive的Smart Docs幫助您簡化提案簽署流程，泯除摩擦。以下介紹一些Smart Docs的好處：

• 您可以在銷售文件範本中插入所有的Pipedrive欄位，包含客製欄位，寄送報價單事半功倍，避免人工作業的煩悶與出錯風險。
• 直接在文件中加入報價表格，自動帶入交易相關的資訊。
• 把報價單、提案書以及合約書儲存到Google雲端硬碟以及Google文件，方便後續查找。
• 在Pipedrive交易介面或是雲端硬碟中追蹤，審視其效率以便優化。
• 文件更新時直接寄送新的分享連結給對方，資訊隨時同步。
• 文件已讀後收到通知，方便您知道何時追蹤，打鐵趁熱。

三、什麼是提案邀請書(RFP)？

提案邀請書是公司在外包工作或是尋覓合作供應商時撰寫的文件。RFP最常見於複雜及進行中的專案。完整的RFP會描述專案的細節，像是：

• 專案背景
• 專案範圍及目標
• 提案提交以及審閱時間
• 提案評估條件
• 預算
• 交貨時間

除了專案細節之外，詳細的RFP還會簡單介紹公司背景，像是目標市場以及主要的產品或服務。

對於像您這樣的銷售人員來說，RFP等同一張地圖，幫助您將自家產品或服務的所有資訊萃取成重要列點。RFP乍看之下是限制，畢竟您八成希望分享自家產品的所有優勢，但最重要的還是保留必要資訊即可。您可以在後續討論中分享更多細節給對方，前提是您要先用銷售提案書創造持續、直接的影響。

RFP應該要協助您理出頭緒，將最為相關的資訊加入到提案書中，包含：

• 您所提供的核心功能。
• 您所提供的方法。
• 關鍵人物以及他們的背景與專業領域。
• 相關客戶的成功故事。

您的潛在客戶會用RFP來比較供應商，因為每家公司都彼此競爭取勝。而您回覆RFP的方式自然會對拿下訂單的機率產生巨大影響。

所以您到底該怎麼動手做出優秀的銷售提案書呢？

四、如何寫出銷售提案書5步驟

準備好要寫出完美的銷售提案書了嗎？遵循以下5步驟讓夢想成真吧。

步驟1：了解您的潛在客戶正尋找什麼

您的潛在客戶希望達成什麼？您正在著手處理什麼問題？在您開始起草單一專案的銷售提案書之前，需要先回答這些問題。您可以透過以下兩種方法之一得到問題答案：

• 從RFP回答。
• 從您與對方的潛在客戶品質評估對話中得到答案。

您在這個階段需要將對方經歷的痛點全部列出來。他們是否嘗試過其他方法解決？把這個也加到清單內。

本階段其他該得到答案的問題還有：

• 對方的RFP或是對話內容中有透露出急迫性嗎？
• 誰是決策者？多個或單一決策者？他們的職位是什麼？
• 解決對方問題所能帶來的最大影響是什麼？（舉例來說，對方的營收）
• 他們有特別指出解決方案的形式嗎？（像是軟體、顧問服務、外包之類的）

步驟2：進一步深入研究c

第一步是蒐集潛在客戶告訴您的所有資訊。第二步則是蒐集他們沒有告訴您的事情。換句話說，您是在找尋曖昧不清但能夠補全對方背景故事脈絡的線索，事成後便可以寄送更加精準的訊息，藉此產生共鳴。

這些資訊包含以下細節：

• 公司近期的新聞，尤其關於融資或是大規模招聘。
• 他們公布在社群媒體的內容文章。
• 他們在社群媒體的公眾對話。
• 他們的受訪紀錄（無論招聘文章或一般媒體報導都可以）。
• 他們參加的研討會以及商展。
• 他們活躍參加的群組（臉書社團、Slack社群、LinkedIn群組、Twitter聊天）。

您或許不會在銷售提案書中直接使用這些洞察分析，但它們還是能讓您的提案書寫起來更精確，幫助您強調對方最大的痛點。這些資訊還可以讓您知道，對方希望透過相關領域的解決方案處理什麼問題。

步驟3：列點提出您的銷售提案書架構

好消息，您不必浪費時間做這件事。無論對方的需求有多特別，您的提案書通常都會包含以下大項：

• 主旨、扉頁以及推薦信
• 關於我們（公司背景資訊）
• 挑戰及目標／成果
• 解決方案（一個或多個產品/服務）
• 價格
• 時間軸與重要日期
• 個案研究
• 客戶見證
• 條約
• 下一步（選擇解決方案、用印處和日期）

透過前兩個步驟挑選適合提案和研究的大項吧。

步驟4：起草您的銷售提案書

把您的大項清單轉換成提案書區塊的副標題，接下來根據您的研究、RFP或是與客戶的對話，為每一個區塊起草內容。這邊的目標是讓提案書長度適中，兩到三頁是常態。不過也別吝惜於加入您認為有幫助的資訊。

這樣起草內容會協助您看清楚提案的整體架構，了解您的提案如何融入對方的生活。您將會在下一步驟繼續提煉、淨化內容。

步驟5：休息一下再檢查、編輯

情況允許的話，先把銷售提案書的初稿沉澱幾個鐘頭或一天。休息一下再回頭重讀能幫您抓出哪裡有所遺漏，或是如何用更清楚的方式論述。

使用以下的編輯法則來檢查您的銷售提案書範本，然後依據不同的對象量身修改：

• 價格從高排到低
• 取代或刪除行話或複雜的論述
• 句子越短越好
• 標記視覺化會更好的地方
• 整份提案書的語調要一致（千萬別開頭正經八百，結果後續越來越隨便，反過來也該避免）
• 確認每一部分的順序合理，整個流程都自然順暢

最後請確保您的銷售提案書看起來專業、容易閱讀而且沒有錯誤：

• 使用像Hemingway這樣的工具，確認內容沒有用太多被動句或是難讀的句子
• 使用Grammarly檢查文法錯誤或是拼錯字
• 請同事讀過一遍以免您漏掉錯誤

經過這些檢驗後，您的銷售提案書可說準備就緒了。若您的提案書需要設計師協助查圖或是其他視覺化呈現，現在是作業的好時機。好的插圖以及視覺化圖表也是左右勝負的關鍵。

五、銷售提案書範例及範本

銷售提案書大致上分為兩種類型：

• 徵求型銷售提案：如果您是先與潛在客戶對話，或是有收到RFP的話，就需要製作徵求型銷售提案書。
• 非徵求型銷售提案：若您的潛在客戶沒有預期會收到提案書（也許您知道對方正在找尋您能提供的解決方案，但至今仍沒有和您家公司聯絡過），那就要寄送非徵求型銷售提案書。

寄送非徵求型銷售提案書最常見的挑戰之一，是對方甚至沒有明確的預算或計畫，所以您在設立期待時要謹記住這一點，確定手上有好幾種銷售提案書範例，讓團隊準備好克服銷售質疑。

不過非徵求型銷售提案若執行順利會帶來絕大的優勢：您尚未遇到競爭對手。

不同產業需要在銷售提案中呈現的要點都不同，但無論哪一種銷售提案範例適合您，都離不開我們前面所提過的核心大項。

換句話說，這些核心大項會描繪出潛在客戶所面臨的挑戰、呈現一種或多種解決方案，勾勒出價目表和時間軸，以及把條約定義清楚。

六、送出提案書之後會發生什麼事？

順利寄出銷售提案書之後，會發生下面其中一種結果：

• 對方接受提案（成為您的付費客戶囉！）
• 對方婉拒提案
• 對方沒有做出任何回應

若對方接受的話，我們先道聲恭喜！接下來請依照提案書內的時程如期作業。告訴對方您的下一步是什麼，以及您需要他們提供什麼資料以利後續作業。

但如果提案被拒絕了呢？

倘若您的提案書被徹底否決，分析一下對方的回覆。詢問他們拒絕的原因。

• 真的沒有協商的餘地了嗎？
• 對方是否沒有您所想像中的預算？
• 他們是否期望另一種形式的解決方案，或是需要更多時間決定？

請安排電話或Email針對條約進行協商。

要獲得對方的回饋不是件容易的事情，而且有些回饋也沒什麼建設性。倘若對方果斷否決提案，您也沒有從他們那邊打探到原因的話，那就好好檢視銷售流程以及您分享的提案書或是工作範圍(SOW)，試著去檢討哪裡做錯了。

要是對方已讀不回呢？

您送出了最佳版本的提案書，對方卻杳無音訊。有可能他們正在放假，或是其他業務太忙了，您的提案目前沒有那麼重要。

這種情況的要點在於持之以恆追蹤。若您確信對方是適合您們的潛在客戶，而他們也還沒有否決的話，用看看Pipedrive的追蹤Email範本保持對話暢通。前幾個星期可以追蹤得勤奮一些，接下來一季確認一次即可。

這種策略在您能夠知道提案書何時被開啟時特別有效。使用像Smart Docs這樣的工具，您便能夠看見對方與銷售文件的互動紀錄，在合適的時間點追蹤。

若對方遲遲沒有給予肯定或其他回覆，請把他們加到您的冷潛在客戶清單。他們或許還在掙扎要怎麼整合或使用其他解決方案，數個月後可能又會在市場上現身了。

七、結語

製作成功的銷售提案書總歸還是要用心聆聽潛在客戶。蒐集到足夠的資訊後，把銷售提案書當作利器來清楚描述您的產品憑什麼，又怎麼能夠成為他們最佳的解決方案。

若您的銷售提案書符合文章所有條件，而且取得對方共鳴的話，對方有很大機會急著和您開始洽談。歡迎取用下面的銷售提案書範本，作為您簡化流程、爭取更多成交的出發點。若有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！