銷售漏斗設計範本深入介紹

一、什麼是銷售漏斗？

銷售漏斗用組織化的方式，視覺化追蹤潛在客戶於購買旅程的前進狀況。從客戶開發到成交，銷售漏斗的每個階段都定義清楚且規劃完整。視覺化的呈現方式則能夠簡化您的銷售作業，最終降低客戶流失並將轉換率最大化。

銷售漏斗提供您容易消化且即時的團隊績效全貌圖。舉例來說，假設有位銷售員的績效在團隊中鶴立雞群，您便可以審視他的行為，然後把這些超級銷售員的銷售技巧分享給整個團隊。同樣的道理，您也可以藉此消滅對成果沒有幫助的行為。

銷售漏斗也能幫助銷售專員（通常得一次處理多項任務）做好管理。只要瞄銷售漏斗一眼，專員便可以輕鬆看見每筆交易的準確位置，接下來該進行什麼樣的銷售活動。

許多人把銷售漏斗(pipeline)當作實際上的漏斗，進而分不清楚兩種銷售漏斗(sales pipeline、sales funnel)的差別。儘管這兩種銷售漏斗都帶給您銷售流程以及銷售階段的全貌，呈現的方式以及目的還是有差異的。

sales pipeline和sales funnel的差異點在這裡：sales pipeline展示出交易規模和需要的銷售活動，好將特定的潛在客戶通過購買流程；sales funnel則顯示出有多少潛在客戶經過層層篩選，又在哪裡被篩選出去，帶給您每個階段的轉換率。除此之外，sales pipeline展現出銷售人員的想法，而sales funnel則著重於買家的觀點。

這兩種銷售漏斗都是非常實用的工具，幫助您理解自己的銷售流程並思考如何改善它。不過兩者之中，sales pipeline在呈現流程內的交易狀態以及銷售專員的下一步上脫穎而出。

譯註：此後的銷售漏斗皆表示sales pipeline。

二、為何您需要銷售漏斗？

無論您銷售什麼，手上應該早就有銷售漏斗了，沒有印象的話可能是您沒有留心注意。您的團隊每回與潛在客戶互動時通常會遵循類似的流程。把銷售週期以及相關流程記錄下來能幫助銷售員管理進入漏斗的新客戶，追蹤特定的銷售活動。舉個例子，銷售專員可以確定潛在客戶通過品質評估的時間，或是中間經過幾次來回，透過什麼樣的管道。

將這些銷售活動的細節列出來有助於減少揣測，進而讓銷售流程內的所有階段都更有架構性。銷售漏斗本身便是呈現銷售活動的方法，讓銷售活動更容易追蹤，鼓勵銷售人員採取經過衡量的相關行動，避免迷失在太過廣袤的大步驟裡面。

銷售人員蒐集到關鍵資訊後便能輕鬆認出哪些潛在客戶最需要培養，排定聯絡的優先次序，何時安排會議，何時追蹤客戶，以及該採取哪些行動才能推進交易。除此之外還能更輕鬆地從潛在客戶中去蕪存菁，挑選出機會高的客戶，降低向非理想客戶銷售的垃圾時間。

最後，銷售漏斗若管理妥善、容易使用又詳述清楚的話，有助於整個銷售流程的優化與自動化，進而改善您的銷售成果，提高營收。

三、何時使用試算表當作銷售漏斗範本？

市面上滿坑滿谷的銷售工具確實容易教人眼花撩亂。儘管專業的CRM方案好處多多，對於案子不多的小團隊銷售經理來說，初期先用簡單明瞭的銷售漏斗範本進行管理即可。

若您原先用紙筆追蹤銷售漏斗，或甚至只憑空想像，那麼移動到試算表會是不錯的選擇。試算表可說是團隊初期管理交易資料的好去處，包含交易規模、銷售階段、獲利狀況、加權銷售預測、重點客戶資訊等等。

透過試算表的銷售漏斗畫面，比較容易綜觀全局，掌握現行交易的狀況，做決定以數據為歸依。這麼做不只追蹤團隊進度，更是在簡化您的每日工作流程，節省更多寶貴的時間來專心領導團隊。

銷售管理要有效果，講求銷售執行、銷售策略、銷售分析都獲得同等重視。被其中一個流程拖累而卡住的話等於浪費可投注在其他兩者的寶貴心力。

用試算表當作銷售漏斗範本的其中一個好處是自動計算，當您的團隊規模擴張，手又同時處理多筆交易，而且每筆交易的成交率都不一樣時尤其有幫助。此外，試算表還能協助診斷銷售流程的健康狀況。按鍵點一下，就可以追蹤每位銷售專員的活動和進度、交易規模以及您每個月、每一季的銷售預測。

您還能依照商業模式的需求自由調整銷售漏斗範本，增加銷售階段或是修改公式來配合整體流程及客戶行為都非常簡單。您還需要紀錄其他資訊嗎？發現接受會議只有10%的人成交嗎？點幾下滑鼠，就可以使用相關的資訊優化銷售漏斗，與您的需求和目標保持同步。

最棒的是試算表不用錢，就算您沒有Excel，依舊能找到許多替代方案，像是Open Office以及Google試算表，用起來同樣輕鬆自在。

四、何時使用銷售CRM？

倘若您管理的團隊手上有大量交易需要處理，試算表終究有到達極限的一天，這時您就該考慮使用專門的銷售追蹤軟體。當原先的銷售漏斗範本不堪敷用，您需要更強大的工具管理交易，不妨來看看CRM軟體是否能滿足團隊的追蹤需求。

CRM提供進階的報表以及分析功能，協助您和團隊集體協作，讓您更清楚團隊目前距離指標和目標的進度如何。

隨著團隊擴編，潛在客戶和既有客戶都需要清楚歸檔，並且能夠即時查詢。銷售人員得馬上從個人和團隊的公用資料中篩選出需要的資訊。像Pipedrive這樣的雲端CRM便能確保您輸入的資料正確，還能與Email系統及行事曆同步，這樣客戶通過銷售漏斗時相關的資料也會自動同步。

即便您是新創或小型公司，從試算表轉換到CRM仍舊能帶來巨大效益，儘管遷移作業看似繁多，但可以笑著到最後。AGT Engineering & Operations轉換到CRM的頭兩年營收便翻倍成長161%，Mybanker的銷售團隊則迎來3倍成長。無論您身處什麼樣的狀況，轉換到像Pipedrive這樣的CRM絕對都是利大於弊。

「像Pipedrive這樣強大的CRM工具是銷售團隊成功不可或缺的要角。Pipedrive的介面設計良好而且操作簡單，幫助我們做好客戶追蹤管理！」
Kristel Kruustük，Testlio創辦人兼測試主任

除此之外，CRM還能從桌機及行動裝置登入、更新資料，讓銷售專員能在移動中輸入新資訊，加強時間控管、責任感以及協作能力。

五、銷售漏斗中間有什麼細節？

您的銷售漏斗是根據銷售流程建立起來的，所以會隨著商業模式改變。在建立銷售漏斗時，您會希望將團隊每次銷售機會所經過的階段都記錄清楚。

達成年度目標或是成交大案子看似嚇人，其實將銷售人員每日該完成的工作拆分清楚就能幫助您列出路線圖(Roadmap)。切割清楚、逐步前進的指南幫助您的銷售專員更容易將目標視覺化，進而達標。除此之外，這麼做還會改善您的銷售漏斗管理流程，因為您能夠實際監控每個階段，藉此衡量團隊成員以及整體的績效。

針對影響力特別大的銷售階段尤其注意，但無須執意一次打造出完美無缺的銷售漏斗，您的銷售漏斗是有機的資料集散地，會隨著銷售流程演變而變化。

初期您該從團隊廣納意見，要記住團隊成員才是真正使用銷售漏斗、每天更新資料的人，也就是說讓他們參與更能讓他們有動力為短期，甚至長期目標投注心力。

儘管大家的銷售漏斗各有特色，我們還是發現了一些打造優質銷售漏斗的共同點。以下是您該知道的相關資訊。

基本資訊

試算表上首兩個欄位是「交易名稱」以及「聯絡人姓名」，這些都得來不易。要是某位銷售專員得頂替其他人，您可不希望因為他不知道該聯絡人而讓這筆交易放水流。誰是您的聯絡窗口？聯絡窗口超過一人嗎？您是否有確認聯絡到正確的對象，或是對方公司其實有更適合和您談生意的人？

確保您的銷售人員知道該紀錄任何蛛絲馬跡，不管有多細微也秉公處理。這同時也是客戶開發及客戶品質評估的完美訓練策略，畢竟超級銷售員都嫻熟趁早蒐集資料的藝術，避免浪費時間在不理想的對象上。

銷售階段

銷售階段幫助您輕鬆辨識潛在客戶所處的購買旅程位置。您的商業模式需要哪些階段呢？現在您已經和團隊討論過銷售流程了（如上所言），而且也清楚銷售成交需要經過哪些階段。

這些階段大多直觀，像是預約通話時間或是寄送提案書等等。其他階段可能複雜些，所以需要多花力氣釐清，好比說聯絡潛在客戶可能就包含橫跨不同平台的數個接觸點，而潛在客戶品質評估可能需要估量多個因素。

為了避免混亂，請確保每個階段都清楚好懂，銷售專員處理起來才知道什麼時間該把交易往銷售漏斗的下個階段推進。可能的做法是將複雜的階段再拆分成方便管理的小階段，不過也要注意別拆出太多小階段，造成銷售員更新銷售漏斗的時間比實際銷售還長。

我們所提供的範本包含以下預設階段：

• 猜想：對方可能適合您的產品或服務。
• 已連絡：您的銷售專員聯絡到對方。
• 已送提案書：對方展現出興趣，您這邊也送出提案書。
• 條件協商：契約書的條件經過協商。
• 口頭允諾：對方同意提案書內容，只差白紙黑字用印。

您可以打開試算表的控制項標籤更換階段名稱，也可以統一新增階段。這樣團隊成員就可以透過下拉選單使用相同的階段。

交易規模

這筆交易價值多少？希望您能夠提供叫出準確的數字。若在成交之前都無法給出準確的交易規模，您可以用平均交易規模暫代。不過還是要記得請您的銷售專員盡早在新資訊進來時搞清楚並更新數字，以求銷售預測的準確性。

成交率

在銷售的世界裡，對方付錢之前都不算真正成交。這份銷售漏斗範本內的每個階段都配有成交率。交易在銷售流程走得越遠，成交的機會就越高。

舉例來說，有聯絡到的潛在客戶成交率為25%，而那些口同允諾購買的人成交率則是90%。試算表會根據交易的所在階段自動填入相對應的成交率。

舉例來說，有聯絡到的潛在客戶成交率為25%，而那些口同允諾購買的人成交率則是90%。試算表會根據交易的所在階段自動填入相對應的成交率。

加權預測

管理良好的銷售漏斗其中一個優勢就是能夠預測未來的銷售額。知道自己下一季能期待多少營收對於商業決策來說大有幫助，也能夠讓您將注意力放到對的地方上。

與其瞎猜，不如使用銷售預測功能依照事先填入的銷售漏斗資料，預測您的整體營收。銷售預測功能自動計算銷售漏斗的資料，考量交易規模和成交率加權，避免您被大量交易比數誤導成交率低落，專注在高品質的銷售商機上。

預期成交日

為了讓銷售預測更實際，您也需要知道交易何時最可能成交，很不幸的是這絕非易事。銷售專員和客戶都容易低估成交所花的時間，越多人加入購買決策的話就越難訂出準確的日期。

估量成交日期的最佳做法是檢視您過去的交易花多久時間成交。儘管如此，我們幾乎可以確定隨著交易推進，日期勢必變化，不過您還是得在腦中留下目標日期，藉此鼓勵您的銷售專員向前邁進。畢竟丟掉交易實在太容易發生了。

聯絡人

這部分就比較直觀了。公司誰負責這筆交易？這也會隨著交易推進起變化，比方說從SDR換成客戶經理，所以請記得更新。追蹤誰負責每筆交易能讓您衡量團隊績效，同時確保每筆交易都有做到適當分配。

下一步

您隨時都該知道接下來該做什麼。您該怎麼讓對方進入到下個階段？舉例來說，處在「猜想」階段的客人需要被聯絡，而處在「聯絡」階段的人則有可能需要收到追蹤訊息。

您的下一步必須要跟銷售階段本身一樣定義清楚，不容一點曖昧置喙。每個人都要能夠看到設計好的下一步，並知道該做什麼推進交易。這不用搞到複雜，但也不用害怕深入。「在10/6之前寄送追蹤email」就比光講您需要「追蹤」還要清楚。

監控計畫好的下一步會鼓勵您的團隊超前佈署，而不是被動反應。

六、結語

有效管理您的銷售漏斗是提升整體銷售成長額的關鍵，好消息是這沒必要搞到複雜曲折。簡單的試算表就能滿足您的管理需求，找出需要改善的地方，團隊管理起來也更加得心應手。如果有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期，或許日後還有機會為您的公司撰寫成功案例！