銷售會議如何發想激勵團隊的主題和議程？

一、第一部分：規劃、準備優質的銷售會議流程

在您開始規劃會議之前先捫心自問：「我真的需要舉行這場會議嗎？」

若您能在十分鐘之內蒐集好資訊或是回答問題，大概就用不著舉行會議。相對來說，您可以到Slack一對一私聊，或是與相關團隊成員來場快速的Google Meet視訊，大可不必號朝眾人開會。

來自The Sales Hunter的Mark Hunter就點出了非必要銷售會議背後其中一個動機：

結果是您可能在浪費大家的時間，同時喪失底下業務對您的尊重。所以請盡量避免這種會議。

假設您已經確認好會議背後的動機了，接下來便可以繼續為會議做好準備。

這篇指南適用於例行週會和其他一次性的會議。關於一次性的會議我們將於文末分享想法。

1.成功銷售會議的四大元素

事實上，Doodle State的會議報告發現到低品質會議害美國公司損失了3億990萬美金。值得注意的是，根據調查結果，設立明確的目標位居如何舉辦高品質會議的榜首(72%)，緊接在後的是設立清楚的會議流程(67%)，以及不要拉太多人進來(35%)。

話雖這樣說，報告也指出由於疫情肆虐，會議的舉辦頻率有所增加。美國全國經濟研究所在2020年的研究顯示，遠端團隊回報的會議次數上升了13個百分點。儘管遠端會議的平均時間比當面會議減少了20%，遠端工作者仍回報說工作天的平均會議時間增加了48.5分鐘。

這些數據代表什麼？遠端工作造成會議增加，雖然會議更短暫卻也更加頻繁。而這便導致了過勞增加。

該如何解決？銷售會議還是得舉行，但唯有必要的會議才有舉辦的意義。

請依循以下原則規劃出有意義的銷售會議：

1. 使用標準化的議程：不要每場會議都搞新花樣。請建立「重複利用」的議程範本。議程範本能讓團隊知道該會議要做什麼，這樣不只能減少思考議程項目的時間，也代表與會人員更好準備狀態更新、上次會議的筆記、文件以及其他相關資料。
2. 提供價值：每場會議都該提供團隊價值。換句話來說，會議要能讓他們獲得更多成交。所謂的價值可以簡單如教育訓練，或甚至是來自客戶的回饋。
3. 團隊參與：若您沒有適時拉銷售專員參與會議，那他們最後會感覺無聊。您在會議前就要設立期望以產生「Buy-in」。會議中透過Q&A和腦力激盪來鼓勵互動。
4. 始終如一：談到大家對會議的期望，請確認重複性的會議都在每個月或每週同一天、同一時間舉辦。這麼做能建立節奏，給團隊成員設立期望。

以上看起來有點資訊爆炸，尤其當您在找尋新方法激勵團隊更是如此──這便是為什麼有一致性的議程能讓生活更輕鬆。

2.銷售會議的議程項目

所以您到底該在團隊會議的議程中加入什麼？

最棒的會議聚焦在數據、回饋和特定的行動項目上。

以下是一些該出現在您銷售議程中的會議主題：

• 好好為成功慶祝：從好消息著手吧。用亢奮的語調拉開序幕，為整場會議定下基調。洞察資訊、銷售目標的進展，以及新的戰略客戶都值得好好慶祝。組織清晰的CRM能幫助您蒐集這些好消息背後的數據。
• 更新報告銷售流程：快速檢查團隊每個成員的狀態，這樣能維持他們的責任感，同時點出哪裡需要您插手協助──無論是個人或團隊層面的問題。
• 找出問題：團隊是不是遇到瓶頸而窒礙難行？這些瓶頸通常會以商旅計畫的形式出現，或甚至是來自其他部門的難題。好的員工會議議程範本應該要把團隊需求列在前面當作重點。
• 分享目標客戶的洞察資訊：讓您的銷售專員分享從目標客戶那邊收到的回饋。客戶針對您們的價值主張、公司和簡報有什麼意見？
• 深入探討指標：把心力放在每月目標上，還有其他幫助成交的指標。會議該聚焦在集體數字上，其他任何的回饋都留給一對一討論時處理吧。畢竟沒有人希望在同儕眾目睽睽下被叫到前面。
• 分享公司資訊：身為銷售領袖，您自然會有公司的近期資訊。請和您的專員們分享有價值的資訊，尤其是和產品更新以及行銷團隊活動相關的事情。
• 研究競爭對手：銷售會議是讓專員分享從競爭對手那邊學到什麼的好時機，內容包含目標客戶選擇對手而非您家公司的原因。盡量分享越多資訊越好，這樣您才能描繪出更宏觀的競爭狀況。

此外您也該加入業界或公司相關的其他議題。但請記得，唯有標準化才能產生一致性。

不過您也別害怕一段時間後嘗試新的會議模式。

新的模式包含角色扮演以及微型訓練時間。換句話來說，只要是能為團隊成員、他們的職涯或公司加值的事物都可以嘗試。

當然您得事先準備好議程再發放給團隊成員。您可以從零開始製作，或是利用Template.net 這樣的範本。

3.如何準備您的銷售會議？

做好準備工作能讓會議內容豐富、資訊靈通。

首先從蒐集必要指標和洞察數據開始，包含成交率、平均交易規模、商機以及回覆時間等等。

銷售儀表板能協助您持續蒐集、監測數據。

把儀表板當作銷售會議的核心，您能藉此看見即時指標，不用大費周章為每場會議蒐集、整理數據資料。

每場會議都要指派任務給專員們，大家各司其職。舉例來說，每個銷售團隊成員可以輪流做會議記錄。被指派的書記同時也能負責分發議程主題以及下次的會議時間。

您也可以要專員們每場會議都展演一下簡報，團隊其他成員給予回饋，幫助大家改善簡報。接收回饋的專員下場會議則和大家分享一下改善後的客戶回饋。

以下提供一些您該牢記在心的「日常」項目：

• 選好決策流程：會議後行動和決策採團隊共識制、多數決或是由領袖決定？
• 事先確定好議程並發給團隊：再說一次，使用標準化的範本會更加容易。
• 事先寄送所有需要的銷售報告或資料：若是一次性的會議，您或許得自己彙整所有指標資料。若是例行性的會議，那就善用您的銷售儀表板吧。
• 確保萬事俱備：包含硬體設施、軟體、之前的會議記錄以及您自己的資訊。

二、第二部分：如何激勵團隊，讓他們活力滿滿？

會議常常會搞到大家唉聲嘆氣、爭吵不休，所以通常被視為阻礙銷售專員做好工作的絆腳石。

既然如此，您該讓大家都期待參加您的銷售會議。

銷售作家Mike Weinberg說過：

除了洗刷會議的臭名之外，這麼做還幫助您讓銷售專員感覺更自在，不但願意告訴您他們所遇到的難題，且倍感支持。

言下之意就是您每場會議結束後，銷售專員們都覺得信心滿滿，準備好投入銷售戰場。

要做到這種程度，底下提供了一些方法。

1.檢視銷售訓練來磨練技巧

身為銷售經理，您清楚定時訓練銷售專員有多重要。針對他們的優勢和癥結點提供指導可說是持續不停地工作。

所以您該為團隊加入Team-building的元素，提供價值給他們。

舉例來說，請團隊找出銷售流程的的常見癥結點，然後腦力激盪該可以如何解決這些癥結點。

您可以要大家投票表決出最棒的點子，接下來為期一週進行測試。等下次會議時報告結果如何，並在您的訓練和銷售流程中加入成功的方法。

還有一種更好的做法，那就是鼓勵團隊每位成員準備好自己的議題與見解分享。培養團隊新銷售方法的「募資」文化。

您會很驚訝自己學到這麼多事情，甚至新來的銷售人員也能給大家上一課。

2.大腦要對時事保持敏銳度

您的銷售專員對產品及服務可說是瞭若指掌，但談到其他商業主題可能就沒那麼懂了。

這種情況通常是因為銷售人員把所有時間都花在學習您家產品、公司、獨特點、功能和好處，導致他們可能比較少注意更宏觀的業界狀態，這樣會讓銷售對話顯得沒味。

所以會議中也要加入這種「閒聊」。騰出點時間聊聊最近業界發生了什麼事情吧。

以下提供讓您掌握商業新聞的方法：

1. 閱讀產業期刊，留意趨勢走向。
2. 留意影響客戶工作的新研究和數據資料。
3. 使用社群聆聽工具去了解目標客群都在談些什麼。
4. 追蹤社群媒體上的意見領袖，並注意他們產出的有趣/爆紅內容。

Jeb Blount甚至建議大家要把這一部份當作銷售讀書會看待：

來參加銷售會議時帶上列點整理好的業界洞察資訊。在會議記錄中附上相關內容的。連結。

雖然領導團隊的風格操在您手中，請務必確認專員們有主動更新業界資訊。

3.角色扮演簡報及故事分享

站到整個團隊面前對業務來說會是緊張的事情。

但這同時也是讓他們進步的好機會。

不只能讓您的銷售會議更有趣，也等於給銷售專員機會精煉他們的簡報，改善她們和客戶的溝通方式。

要求每位銷售專員每個星期都輪流進行角色扮演，指派誰負責扮演目標客戶，並確保雙方事前都知道角色扮演的事情。

您希望底下的銷售人員快速讓客戶買單嗎？

那就以身作則練習吧。

請在某場銷售會議介紹角色扮演的想法，然後實際找個專員演練一遍。

等您的模擬簡報結束後，團隊每位成員都提供各自的想法。這麼做的背後想法是蒐集業務本身可能無法看見的真實回饋。

這同時也是銷售專員分享客戶案例和成功故事的大好機會，讓他們能放到自己的簡報當中。您們八成不是圍坐在營火旁邊，但鼓勵專員們分享「恐怖」故事也是很重要的喔。所謂的恐怖故事可能是沒有好好遵守正確的流程或犯下錯誤，不過事後學到一課進而改善。

4.邀請主題相關的專家

您們公司內關於產品和業界知識的最佳來源是什麼？

答案就是主題相關專家。

主題相關專家包含產品領袖、創辦人，以及投身業界多年的高階主管。

時不時邀請這些專家參加您的會議，請他們分享以下見解：

• 他們在商業環境以及整個業界的心路歷程
• 他們每天的工作長什麼樣子
• 他們對於您所處的業界未來有什麼想法

您甚至可以每個月都安排主題相關的專家會議。若您身處較具規模的銷售組織，去和主管以及利害相關人談談，請他們一同加入會議。分享舉辦這些會議能夠帶來什麼好處。

無論是小組討論或是會議演講，這些見解對於每個銷售專員來說都是無價之寶。

5.激勵團隊五大招

上述原則能讓您的團隊維持能量和動力。

把這些元素加入到會議中，您的銷售專員便會期待定期會議的到來。

不過要記住，能量和士氣不可混為一談。本章節前面提到的事情會讓您的團隊感到能量滿點，但您同時也得維持住他們的動力才行。

記住這點後，我們來看看您能在會議中用哪些方法讓銷售專員們精神抖擻。

1. 展現感謝之意：感謝銷售人員的付出是非常重要的。就算只是最枝微末節的改進也值得慶祝。無論是團隊或一對一，您都要感謝他們，表現出您信任他們，這樣能讓他們感覺良好、準備衝破配額。
2. 創造團隊的協作感：推倒主管和員工之間的隔閡。將新專案的重責大任寄託給團隊成員，給他們機會大放異彩，同時發展個人技能。
3. 開放自主權：您也該提醒銷售專員他們對自己的成果有百分之百的自主權。您可以找出、強調他們沒有好好利用的權利嗎？
4. 培養透明文化：小小的分享之舉會帶來莫大的好處，包含解釋您在新流程背後有什麼想法，或是分享那些促使您做出重大變革的數據資料。
5. 了解個人特質：每個銷售專員受激勵的方式都不同，同理，他們針對不同狀況的反應也不一樣。了解團隊每位成員的人格特質會幫助您裁定出最適合的管理方式，同時在團隊會議間意識到大家的價值與想法。

我們在本章節所分享的原則能讓銷售專員會前會後都感到興奮、動力十足。下一步就要他們好好合作與貢獻啦。

三、第三部分：從銷售專員身上產生策略性價值

現在您知道如何搞定銷售專員，讓他們在會議中感覺到參與感了。下一個問題是您該如何把他們的參與轉換成策略性價值？

人們都希望找到方法增添價值。頂尖業務特別樂意分享新點子，讓他們的工作更容易、有更好的產出。最歸來說，當他們把這些好主意端上檯面時，大家都能從中受惠。

對於那些沒有看到分享想法有何價值的銷售專員，Anthony Iannarino在The Sales Blog提供了一些吸引人的動機：

我們這就來看看五種在銷售會議鼓勵參與、從銷售專員身上激發出更多價值的技巧吧。

1.積極溝通

沒有錯，向您的銷售專員推銷合作方案，就像您平常和客戶推銷那樣。利用您自身的銷售技能展現他們透過提供自身價值所能獲得的好處。

讓他們從微型投資開始，所謂的微型投資可以像回答「是」那麼簡單。

另一個方法是介紹新點子，並讓他們擁有這個點子。首先您提供一個「種子」想法，鼓勵對方回饋，接著藉由提問來驅使他們產生您希望他們「擁有」的想法。

舉例來說，您或許希望他們擁有的想法是週會時提出新的潛在客戶開發點子。這個範例的種子想法可以是「我們該如何開發更多高品質潛在客戶？」

大家提供自己的想法後，請開始建立相關銷售流程，然後適度分配任務。

2.把互動性融入到會議中

讓銷售專員融入到整個流程內是鼓勵他們提供價值的好方法。

具體作法包含準備會議和議程。藉由這種做法，他們便會獲得會議的「部分」擁有權。

另一種方法是要大家兩兩一對或分組作業。把工作坊的模式帶入會議中，要求每個小組專心處理特定問題。

把會議一部份時間分配給這個挑戰作業。完成後，請每個小組分享他們的想法。

大家會在無形中討論、貢獻自己的好點子。

當然您隨時都可以保留Q&A環節來讓會議更簡單，引領專員們進入特定的思維或挑戰情境。向他們提出相關問題，並鼓勵回饋。

3.準備協商

協商簡單來說就是銷售人員的生活日常。

您的銷售會議也避不掉協商的。

但您不只要為協商做準備，還要去鼓勵協商。

您可以先從小問題著手，這些小問題本身需要一點小小的爭辯。這麼做能讓銷售專員們先暖好身，當您要他們處理重大問題時便已經準備完成。

進入到那些較大的問題時，您要確定自己有先準備好「大點子」。別再從小事情開始了，直搗那些比較大的問題吧。不過您要說清楚過程必定會有妥協發生，而且大家最後都會笑著離開。

記住這些後，您要確定有準備好數據資料和洞察資訊來推動決策。這樣能讓您領導銷售專員們進入最有邏輯的思維，進而導出最理想的結果。

無論如何，隨時準備好妥協就對了。

4.決策共識

最後請確保所有決策都經過多數決。

若您不相信每個人都同意，那就要大家投票吧。投票會進一步鼓勵大家參與，並讓專員們繼續維持這種做法，未來會議將更有意義。

舉辦投票時僅提供幾個選項即可。選項越少，銷售專員就越不用費力思考，這樣能夠加速決策流程。

四、第四部分：剖析週會與兩週一次的例會

前面提到的想法大部分都適用於一次性或教育訓練用的銷售會議主題。

那最重要的銷售預測以及銷售流程健檢會議呢？

誠如Jeff Gitomer所言：

我們這就深入探討兩種最普遍的銷售會議：每週預測以及每兩週一次的銷售流程會議。

1.舉辦每週預測會議

通常來說，您的每週預測會議議程要包含：

• 交易階段進度
• 上週結案交易
• 本週預計能結案的交易預測

您的每位銷售專員都必須跑過這三個階段。這場會議的目的在於讓每個與會者分享自己上週達成些什麼，包含結案的交易以及讓其他交易「跑下去」的銷售活動。

銷售活動更新應該要「以輸入為主」。換句話來說，就是每位專員在上週完成的通話數量、Email量以及追蹤數量。

您的預測會議理當在每週的同一天、同一時間舉辦。理想上來說，會議要當面舉辦。視訊會議也可以，尤其當您是與「inside sales」共事，或是您負責管理遠端銷售團隊。

若銷售週期較長，每週會議便顯得有些冗餘。舉例來說，假設您的銷售週期坐落在6到12個月之間，兩週一次或甚至每月舉行的例會也許更加適合。

2.銷售預測指標

針對您的每週會議，盡量把可檢視的KPI降到越少越好。

以下是三個您家團隊該報告的關鍵指標：

• 交易活動：每位專員都更新一下將潛在客戶移動至下個交易階段的銷售活動。舉例來說，更新追蹤的Email的活動報告，寄出這些Email會將交易從提案階段移動到協商階段。
• 轉換指標：這些提供了關於轉換率的洞察資訊，轉換率是指商機從漏斗的一個階段移動至其他階段。舉例來說，陌生Email轉換至預約會議階段的數量。
• 成交與失敗：每位專員都更新一下上週有哪些交易結案，包含每筆交易的總價值和整體交易價值。專員們也該更新為何某些交易失敗，這可供下次會議腦力激盪。

3.每兩週一次的銷售流程會議有多重要

您的每週銷售會議提供了銷售流程結果的最新資訊。而每兩週一次的銷售流程會議則是要討論銷售流程的健康狀態。

這包含了確保有健康數量的高品質潛在客戶進入銷售流程。

您身為銷售經理的職責在這邊就是主導會議。我們建議您邀請銷售專員、客戶經理以及行銷人員參加會議，因為整體活動關乎他們的日常職能。

若您是委外開發潛在客戶和商機，那就把他們也加入到流程。依據您的組織架構，視訊會議或許比較方便讓大家都能參加。

這種型態的會議只有一個「北極星」目標：開發新潛在客戶。

少了新潛在客戶，您的銷售流程前端便空空如也。參加會議的所有人都有責任確保定期有一批又一批的新鮮潛在客戶進入銷售流程。

與會人員可以這樣做出貢獻：

• 銷售專員：聚焦在他們原先就能負責的潛在客戶開發活動，包含陌生電話、Email推廣、社群銷售。請位不同的流程各自舉辦會議，確保大家都有能力拿出最好的表現。
• 行銷人員：他們目前正在測試什麼樣的新做法？哪些行銷活動正帶來高品質潛在客戶？把您的行銷自動化工具和銷售技術棧整合起來，幫助您在最賺錢的管道上投入雙倍心力。
• 客戶經理：客戶經理每天都在和您的客戶交談。現在是否有機會從既有客戶身上開發出新的潛在客戶呢？客戶經理非常適合開發客戶轉介，所以請幫助他們盡可能有效地辦事。

至於議程的部分，請先從行銷對於銷售流程的貢獻開始。這邊應該監測前兩週開發的全新潛在客戶數量是否達到您的目標。

要求他們依照每個銷售活動去細分結果，包含付費媒體、內容行銷以及社群媒體管道。

您的銷售專員也應該要報告他們加到銷售流程的潛在客戶是否有達標，包含陌生電話以及透過客戶關係接收的轉介客戶。

接下來該面對銷售流程的整體健康狀態了，請報告像是平均交易規模、成交率和平均銷售週期這樣的指標。

最後，讓各部門提出新想法。在會議之前，與銷售專員們談論他們與行銷或客戶經理那邊相關的任何想法。把這些想法蒐集起來，在每兩週一次的會議中和大家報告，記得要說這些是誰的點子。

五、Bonus： 銷售會議三大發想

現在您知道該如何舉辦參與到高、價值驅動的銷售會議了。

無論採取哪種形式，您都應該追求參與度、激發策略性想法以及獲得銷售組織當前的整體運作狀況。

作為本篇文章的總結，我們來看一些您能夠應用上述原則的會議發想吧。

發想一：角色扮演

進行角色扮演工作坊會磨練每位與會者的技能、產生回饋，以及提升銷售簡報。總之這是非常好的銷售策略。

誠如Alice Heiman所言：

會議開始之前，請先把角色扮演情境提供給專員們準備。舉例來說，處理一直提出意見的目標客戶，或是尷尬的銷售狀況。

更棒的做法是請專員們同時準備銷售人員和客戶兩種角色。接著請他們兩兩一組，輪流扮演客戶和銷售人員進行簡報。

這樣不只能用趣味的方式鼓勵互動，大家散場時也都會對於改善簡報有新的想法。

發想二：提供迷您訓練環節

針對特定技能或想法提供訓練，增加您的團隊價值。

搭配以下方法向團隊展示如何在特定領域改善能力：

• 建立框架：每個訓練計劃都需要架構。建立好一套三步驟到五步驟的框架，告訴銷售專員們該如何根據您的訓練內容採取行動。
• 提供範例：分享您的親身經歷故事以及其他第三方的案例，向團隊展示這些想法實際執行起來是什麼樣子。
• 角色扮演：讓銷售專員們彼此實驗、練習新學到的技能。

銷售職涯瞬息萬變，隨時都在演進。請確保您有定期舉辦教育訓練，為銷售專員們提供最有力的支援。

發想三：設立職涯目標

在這一點上，您的銷售專員對於自己希望的職涯方向應該要有強烈的想法。

舉辦目標設立會議來幫助他們建立清晰的職涯目標，告訴他們眼前的選項有哪些，同時提供前往這些目標路上的見解和反饋。

舉例來說，他們可能希望有朝一日成為銷售經理。您可以告訴他們您當初是怎麼做到的、以前到現在的環境有哪些變化，以及他們需要準備些什麼。

當然目標這種東西可以是非常私人的事情，所以別強迫所有人都要公開分享他們的夢想。和每個人進行一對一會議時再進入這個環節吧。

六、總結

誠如您所見，銷售會議可不是什麼必要的東西。

無論是您舉辦回顧會議、每年的開工大會，或是每週的例會，只要規劃妥當又效率進行，銷售會議還是能提供機會讓銷售專員們發光發亮、成長茁壯。

銷售會議也可以是新策略性銷售想法的來源。如同我們於文中所示，這些創新的想法可以來自您想像不到的地方。

現在輪到您囉：您會怎麼讓銷售會議更讓人興奮和更有生產力？您又是如何在建立銷售會議議程和會議期間維持銷售專員們的動力和合作呢？不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！