15封保證對方會回覆的Follow-up Email範本

一、Follow-up Email：怎麼寄？寄給誰？何時寄？

在開始接觸銷售Follow-up 範本Email之前，每個傑出的銷售員都要知道一件事情：顧客在準備好購買的時候就會下單。

所有銷售員都愛慘了火燙的潛在客戶，這種人下單神速不費吹灰之力，但只佔了您所有目標客戶的少數而已。真實的銷售通常都落在溫或冷淡潛在客戶身上。

事實上，根據Pipedrive 2020-2021的銷售報告書，55%的銷售專員把大部分的時間都花在銷售上，緊接其後的是客戶開發和潛在客戶品質評估。如果說大多數的潛在客戶都合格、火燙而且準備下單的話，數據就不會長這樣了。

談到追蹤關心潛在客戶，有三個規則您必須遵守：

1. 耐心會有所回報。您必須放長線釣大魚，持續追蹤關心。對方杳無音訊不代表遊戲結束。
2. 確保銷售和行銷立場一致，在追蹤關心潛在客戶上職責清楚。這樣能幫助您節省時間、避免重複，也會表現得像是團結的隊伍。
3. 您需要一套系統。像Pipedrive這樣好用的銷售CRM大大有益於避免尷尬的情況發生，比方說重複Email或是讓對方感覺自己被垃圾郵件轟炸。

上述第一點和第三點十分直觀，但許多公司會搞不太懂第二點是什麼意思。由於行銷往往被委任開發潛在客戶，銷售則是負責成交，要雙方寄送同步一致的Follow-up Email因此沒有想像中容易。

二、如何透過更棒的Follow-up流程提升回覆率

起筆撰寫您的第一封Follow-up Email之前，您必須先打造出無堅不摧的Follow-up流程（或是整頓現有流程中較為鬆散的步驟）。

我們先從Follow-up流程必須包含的四個重要階段開始，接著看看將流程最佳化的過程中要避免哪些錯誤。

三、Follow-up如何融入您的銷售漏斗？

Marketing Wizdom的Robert Clay曾說過，只有2%的潛在客戶會在首次會議後成交。

因此您應該把首次推銷的目標放在建立基礎和開始挖掘流程上面，像是打聽還有誰會加入採購流程，以及對方下決策的方式。

同理，就算您收到冷冰冰的「不需要」回絕，比賽仍未陷入死局。

這樣做為何重要？很簡單：您追蹤關心的方式會依據目標客戶在銷售漏斗的位置而定。

您的銷售漏斗在每個階段都需要一系列的Follow-up Email，通常可拆分為以下階段：

1. 獲得潛在客戶：潛在客戶首度填寫表單或是採取行動和您建立關係。這時候您必須快速回覆，打鐵趁熱。若下次會議時間或是下一步行動沒有明確定義，您也需要做好追蹤關心。
2. 決定潛在客戶的優先次序：您的Follow-up訊息內容取決於手上有的目標客戶資料，以及他們採取過的行動。舉例來說，您會希望給那些造訪過價格與功能頁面好幾次的人，投放強而有力的行動呼籲(call-to-action)。
3. 開始討論：您與對方建立關係的方式會受到好幾個因素影響。舉例來說，若對方是資深決策者，您就需要在第一封Email放入策略性的資訊；相較之下，若對方職能偏向「技術」，就會比較喜歡技術性的內容。您的Email推廣內容要因連絡對象而異。
4. 推進商機：首次對談後，您希望約個簡報或推銷的時間。所以接下來您可能會安排第二次通話或會議，了解一下對方的質疑點和時程。您必須引領對方往下個階段邁進，這部分就講求追蹤關心了。

別害怕詢問對方下一步該如何進行。您甚至可以詢問對方偏好什麼樣的關心方式，還有時間長短。

雖然客戶有時候很難喬定時間，您還是要盡量在聯絡結束前訂下明確的下一步。請在會議或視訊通話尾聲進行，這時候您比較好對照時程。

最後，一定要記得給您的首次會議做總結。總結是通話結束後馬上寄送Follow-up Email的好理由。這麼做還有什麼好處？您會因此深深烙印在對方的腦海裡（以及信箱）直到下次通話。

這邊我們點出了如何把寄送Follow-up Email融入您的銷售漏斗，接下來我們來談談Follow-up Email其中一個最重要的元素：時機。

四、何時寄送您的Folllow-up訊息？

好的Follow-up Email仰賴時機。知道要等多久、要在一天之中什麼時間以及一星期中哪幾天寄送Follow-up Email能幫助您達到更高的回覆率。

以下提供您該用看看的Follow-up Email類型，以及寄送的時機：

• 簡報介紹之後：首次簡報後隔一、兩天寄送第一封Email。您可以把這當作檢視對方痛點的好機會，感謝他們撥空參加，隨信附上下一步的行動呼籲。
• 與決策者們討論：銷售週期若有其他利害關係人就會拖比較久。簡報之後隔個四、五天再寄出第一封信（但您需要在電話裡就知道對方的採購流程），給對方足夠的時間和團隊其他成員討論。
• 追蹤關心不回應的客戶：您需要一套針對客戶不回應的Follow-up流程。您可以提供其他額外資源，詢問對方是否還有興趣了解，或是其他推進的好辦法。
• 收尾信：若您的首次聯繫都還是無消無息，那最後一件能為之事就是收尾了。您可以告訴對方說您會關閉此案，或是將這則訊息當作約時間的最後一次機會。

寄送Follow-up Email的最佳日子及時間會因產業而定。最佳的參考來源呢？就是您的CRM。

觀察哪些Email的開信率和回覆率最高。分析這些信件在一星期當中哪些日子和時間寄出。善用分析結果來規劃您的Follow-up時機。

接下來我們要深入討論您在上面那些情境下需要用到的Email範本（依照使用案例區分）。

五、避免5大Follow-up錯誤

建立好一致的Follow-up流程，您等於已經遙遙領先了。

但若想要避免潛在客戶流失，您還有好幾個問題需要先解決。

在所有銷售人員會犯的Follow-up錯誤當中，以下五個最容易讓銷售團隊出局：

• 追蹤關心的速度不夠快：許多思想領袖都認為您應該要在潛在客戶洽詢五分鐘之內回覆。這樣的想法其實不切實際，因為您無法整天待在電話旁邊，而且您的客群可能涵蓋全世界。然而快速追蹤關心還是很重要的。您拋下對方越久，對方回覆的機會就越低。把系統架設好，確保您的回覆速度及時有效。
• 沒有聚焦在公司上：許多銷售專業人士錯在把精力都放在目標客戶上。若您是和大公司做生意，就需要和多個對象互動。記住永遠都要盡量蒐集所有利害關係人和採購流程的資訊，照顧好每個決策者。
• 不夠常追蹤關心：Velocify所做的研究發現93%的付費客戶都被聯絡了6次左右。所以務必確定您在開始客戶關係後有夠常追蹤關心。這篇文章後半段會告訴您如何增加價值來做到這一點。
• 沒有使用對方青睞的聯絡管道：據說90%的客戶希望業務透過Email和他們連絡。不過也有些人比較傾向電話或其他溝通形式。若對方喜歡電話勝過Email，問清楚什麼時候適合找他們。
• 沒有追好您的指標：漏監測銷售表現的話，您就不會知道自己方向是否正確。利用CRM監測您的Email開信率和回覆率，觀察每一種Follow-up Email的表現如何。

六、做好Follow-up Email最佳化來提升回信率

在進入到下一批Email範本之前，我們先來談談您該怎麼讓Follow-up流程變得更好。

透過這些方法將銷售流程最佳化，您便很有機會看到一般Follow-up的回覆率、轉換率有所提升。

1. 從價值出發：看見新潛在客戶進入銷售漏斗，我們直覺會想要馬上開始推銷。但這邊其實要盡可能增加價值才對。新潛在客戶不太可能會馬上信任您，所以您該像個顧問一樣帶領他們，建立重要的信任關係邁向成交。
2. 善用數據資料：利用第三方分析資料和業界思想領袖的說法來為您的所言所語佐證。您也該好好利用社會認同(social proof)，像是客戶見證以及成功案例，展示您為客戶努力產出的成果。
3. 避免自動化：自動化對於簡化特定流程來說是非常強大的工具，但若涉及到追蹤關心，您必須盡可能個人化。您在接下來的範本和案例會發現，大部分都要求您理解目標客戶的公司。這無法透過計時的自動化流程完成。
4. 保持對話暢通：依據Offer的複雜程度，您會需要進行不只一通電話或會議成交。若對方公司有好幾位利害關係人更是如此。所以要記得保持對話開放，而且盡快往下個階段邁進。
5. 添加個人風格：人們傾向和喜歡或尊敬的對方做生意。您時時刻刻都應該在銷售流程中做自己，尤其關心追蹤更是如此。即使您有點偏激，許多決策者還是會敬佩您堅持自己的信念。

七、言歸正傳：我們進入Email範本

使用案例：首次會議之後

也許您在寄出首封陌生Email之後，和目標客戶開過會，也和對方做過簡報了。您覺得這場會議表現不錯，這筆交易有譜，誰知道三天過後對方卻杳無音訊。

這種情況適用經典的「友善提醒」或「跟進」Email。這邊的重點在於延續對話，提供確切的回覆理由。好好利用以下的銷售Follow-up Email範本完成任務吧：

1. Email主旨：您準備好後續跟進了嗎？

雖然您應該在一開始就盡量提供對方足夠的資訊，但若有懸而未解的問題或需要您提供諮詢的部分，也是很好的Follow-up契機，讓您能夠自然地跟進。若您在銷售簡報時就營造出這種情境那就更棒了。

2. Email主旨：好消息！我們能提供您需要的資訊。

如果您在銷售的產品或服務本身有一定的複雜程度，或是對方要求客製化的提案或價格，那第一次會議之後您大概得先喬一些事情。

這可說是最好寫的Follow-up Email，但仍有許多人搞錯方向，把所有資訊硬塞進Email內文當中。對方打開Email若看到小說等級的內文，當下八成不會想回覆您的訊息，於是這封Email就這樣石沉大海了。給對方需要的資訊即可，同時讓他們在方便的時間自行挖掘，您會發現收到更多回覆。

3. Email主旨：您想知道的資訊在這裡。

使用案例：追蹤觸發事件

我們假設您有使用某些形式工具在追蹤、分析銷售Email及銷售電話，協助將流程自動化，知道什麼時候該接觸目標客戶。若您還沒有，趕快起身去挑款工具吧，我們會在這邊等您繼續。工具到手了嗎？很好，那我們繼續前進囉。

若您的分析工具顯示出某位目標客戶開啟過Email、點擊過連結並造訪過您的網站，那您務必要趁對方尚未降溫之前聯絡，然後把他們加到銷售漏斗裡。這種情況有兩種範本選擇，您可以依據您的銷售風格及個人特質挑選。

4. Email主旨：您想要得到更多資訊嗎？

另一個範本比較單刀直入。

5. Email主旨：我注意到您對[公司名稱]有興趣。

使用案例：目標客戶還有其他事情要確認

您首次聯絡的對象很有可能不是最終決策者，所以需要先離開和同事或是老闆討論。這種狀況下，您會希望給對方多一點時間確認，同時輕微關心保持交易的溫度，甚至可以稍微從後面推一把。我們建議您給對方4到5個工作天再寄送關心信件。

6. Email主旨：這邊是答應給您的[公司名稱]資訊。

使用案例：商展、線上活動或研討會

商展和研討會是認識潛在客戶的好所在。若選到正確的場合，您很有可能準確命中目標市場。對方已經對您有好感，所以給了您聯絡資訊也展現出興趣。看起來這次的Follow-up Email寫來不費吹灰之力，但您還是有可能出錯。這種狀況下的Follow-up Email非常適合提供更多您的產品或服務資訊背景。

7. Email主旨：這邊提供您有興趣的[公司名稱]資訊。

使用案例：馬上留下語音訊息

語音信箱和Email就像培根和蛋分不開。搭配Email的陌生電話會額外推目標客戶一把，展現出您的誠意博取他們的注意。一加一能夠給您帶來大於二的效果。這邊的秘訣在於速度。留完語音訊息之後，幾分鐘之內就寄出Email，追求這個經典組合的最佳效益。

8. Email主旨：[稍早我嘗試聯絡您]。

使用案例：搞錯人

有時候找到正確的交談對象等於成功了一半。若您在陌生電話或陌生Email之後才上網發現對方的聯絡細節，也許能寄送追蹤關心訊息喔。對方通常會和您確認說他們是您要找的人，或至少把您轉介給正確的對象。

9. Email主旨：希望您能糾正我的錯誤訊息

使用案例：繼續追蹤您之前寄送的Follow-up Email

事情來到這一步就有趣了。當您在追蹤對方沒有回應的Email時（或甚至好幾封信），很容易聽起來飢渴或發牢騷，這當然不是您想遵循的銷售最佳做法。遇到這種狀況，您先前的準備和規劃就有其價值了。

還記得我們前面說過您該設計一系列有趣的訊息，一點一滴慢慢餵給目標客戶嗎？現在就是把這些Follow-up Email範本解放出來確認成效如何的時候了。

10. Email主旨：您可能還不知道[公司名稱]的小秘密

我們能從成功的社群媒體活動學到很多事情，所以記得給目標客戶可以讓他們分享給同事或員工的內容。

11. Email主旨：送給您和公司的大禮！

12. Email主旨：還是希望能聯絡上您。

若您有進行任何形式的內容行銷，像是部落格或刊物，就能夠當作Follow-up Email的好藉口喔。

13. Email主旨：[Pipedrive提升您的營收的10種方法]

使用案例：訣別

有時候要得到回覆的最佳方法是威脅結束關係。最壞情況之下，這封Follow-up Email範本也能讓您把銷售漏斗清乾淨，告別那些毫無希望的交易。有時候放掉交易好過繼續鞭屍。

從這樣的觀點出發，其實您也沒什麼損失，所以只要保持體面，臉皮稍微厚一點也無傷大雅。添加一點幽默反而會讓您看起來更容易親近，也許就此推倒對方心中的高牆也說不定，總之就試試看嘛！

14. Email主旨：我等得心好冷喔。

經典的「優良管家」Email魅力十足，能當作您提供聯絡資訊的完美藉口。

15. Email主旨：我可以關閉此案嗎？

八、不要受限於銷售Follow-up Email範本

儘管您使用了優良的範本，也為客戶進行些微的客製化了，但仍要記住Follow-up Email還有更多細節值得注意。我們這就來看一些能應用到您家團隊的技巧。

團隊合作帶來更多成交

誰的工作在培養潛在客戶的興趣？我們建議您使用團隊合作架構清楚的系統。您要確認行銷和銷售合作提升潛在客戶的興趣，並時時記得追蹤。

若您是銷售經理就應該搭起行銷和銷售團隊之間的橋樑。您也該了解其他團隊正在進行的任務，畢竟您不會希望轟炸潛在客戶的信箱，結果不同團隊都給同一個人寄送不同訊息。

• 您要定期寄送有價值的相關訊息，沒有妥協，夙夜匪懈。
• 與目標客戶的溝通務必順暢。若您的目標客戶清單很長，一個一個連絡顯然不切實際又不合成本，所以請善用我們前面介紹的範本。
• 追蹤並記錄。像Pipedrive這樣的系統能確保您和客戶的每次互動都依照時間正確記錄、執行。若您計畫拓展公司規模，試算表和日曆提醒無法隨之成長。
• 準備好內容。您的團隊需要專門、實用且有趣的資訊，用來產出Follow-up Email內文。沒有什麼比內容空洞的Follow-up Email還有悽慘。切記不要在信中碎念。

九、Follow-up Email的時間點是關鍵

雖然您每天都想著目標客戶，但對方卻不一定把您放在心上喔。您可是在和其他公司、交易案以及有限的人腦記憶鏖戰呢。

您必須確認自己有設想周全，計畫定時和目標客戶提醒自家產品或服務。

「了解您的客戶」永遠都是銷售的首條誡命，同時也是編寫Follow-up推廣策略的黃金規則。

通常您會希望在首次連絡後馬上進行二次聯絡。中間隔個一到兩天最為理想。在進行客戶開發時，記得提醒對方您是誰、先前討論過什麼，以及您之前附上的提案或建議下一步。

接下來登場的就比較有意思了。您知道對方的採購流程嗎？對方是否有您認識的預算或採購窗口呢？

也許您透過內線消息，得知對方手上有筆和您競爭對手的交易過期了。請確認這些事情都在您的掌握中。許多交易都是經過首次簡報數個月或甚至數年後才開花結果，原因在於好的時間點。您一輩子都不會知道高品質的銷售Email會如何促成您和客戶的關係，所以我們才認為上面介紹的Follow-up Email範本會對您有幫助。

十、結論：應用及學習

您應該有注意到這些Follow-up Email範本都有個共同點：篇幅都不長。

您的目標客戶八成都非常忙碌，而人類天性又容易看到落落長的文字牆後馬上關掉Email。若您夠幸運，對方也真的有興趣，那他們會決定晚點再讀這封信。

不過多數來說，對方這輩子都不會再看一眼了。所以信件內容要直接切入重點，需要送過去的長篇資訊用附檔或連結取代即可。

當然這篇文章只是個出發點，您還是需要實際運用我們介紹的範本，調整成您的客戶和市場的形狀。這些範本有助於提升您的Follow-up Email回覆率。除此之外，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期，或許日後還有機會為您的公司撰寫成功案例！